Aujourd'hui
Une demande arrive. Elle attend que quelqu'un ait le temps d'ouvrir le logiciel de gestion, de retrouver le client et de chercher la référence.
Demandes et devis · Répondre aux clients
De la demande reçue à la proposition prête, sans ressaisie.
L'agent lit les demandes qui arrivent par email, reconnaît le client, retrouve les références dans vos outils et prépare la proposition avec ses sources. La personne en charge valide, corrige ou refuse. Rien ne part chez un client sans elle.
Cadrage gratuit. Périmètre et devis écrits avant tout démarrage.
- Demande reçueEmail lu et classé
- Client reconnuRapproché de votre fichier clients
- Référence cherchéeCatalogue, puis fournisseurs habituels
- Proposition prêteSources et niveau de confiance affichés
DécisionRien ne part chez un client sans validation humaine.Valider · Corriger · Refuser
Rien ne part tout seul
Lecture seule d'abord
Une période en parallèle
· Aujourd'hui, et avec l'agent
Aujourd'hui, et avec l'agent
Avec l'agentEn service
La demande arrive. Quand la personne en charge l'ouvre, le client est reconnu, les références sont retrouvées et la proposition est prête à relire.
· Le constat
Répondre à une demande, c'est surtout chercher.
Une demande de prix tient en trois lignes. Y répondre demande d'ouvrir le logiciel de gestion, de retrouver le client, d'identifier la bonne référence, de vérifier le prix, parfois d'interroger un fournisseur, puis de rédiger. Rien de tout cela n'est difficile. Tout cela prend du temps, et la demande suivante attend.
Quand la personne qui sait répondre est absente ou débordée, la demande attend aussi. Et un devis qui part tard est un devis qui part après celui du concurrent.
· Ce que l'agent fait, élément par élément
Il prépare. Vous décidez.
Il lit et classe ce qui arrive
Demande de prix, commande, suivi, réponse d'un fournisseur, publicité : chaque message est classé selon les catégories définies avec vous, et transmis à la bonne personne.
Il reconnaît le client
L'agent rapproche l'expéditeur de votre fichier clients. Si le client est inconnu ou ambigu, il le signale au lieu de deviner.
Il cherche la référence
D'abord dans votre catalogue. Si la référence n'y est pas, chez les fournisseurs que vous utilisez déjà. Chaque ligne d'une demande est suivie séparément.
Il prépare la proposition
La personne en charge reçoit une proposition prête à relire : client, références, prix issus de vos données, et pour chaque information sa source et un niveau de confiance. « Je ne sais pas » est une réponse autorisée : l'agent n'invente ni référence ni prix.
Il attend votre décision
Vous validez, corrigez ou refusez, par une simple réponse. Vos corrections sont conservées et servent aux demandes suivantes.
Le temps de recherche disparaît. Le jugement reste chez vous.
· La validation et les limites
Aucune action sensible sans accord humain.
Rien ne part tout seul
Aucun message à un client ou à un fournisseur n'est envoyé sans validation explicite. C'est une règle de construction, pas une option.
Lecture seule d'abord
L'agent commence par lire vos outils sans rien y écrire. L'écriture dans votre logiciel de gestion, par exemple la création d'un devis, n'est ouverte que par une méthode officiellement prise en charge par l'éditeur, testée, et avec votre accord.
Une période en parallèle
Avant la mise en service, l'agent travaille en parallèle de vos équipes pendant deux à trois semaines, sans rien envoyer. On compare ses propositions à ce qui a réellement été répondu, et on corrige.
Tout est tracé
Chaque demande a son dossier : ce qui a été lu, trouvé, proposé, corrigé et décidé. Vous pouvez reprendre la main à tout moment.
Vos accès restent chez vous
Vous saisissez vous-même les accès à vos outils : ils ne passent jamais par nous. Le système est hébergé chez vous ou sur un serveur en Europe.
· Trois situations types
Trois demandes, trois façons de gagner du temps. EXEMPLE
La demande à plusieurs lignes
Un client envoie une liste de douze références, certaines exactes, d'autres approximatives. L'agent traite chaque ligne séparément : celles qu'il retrouve au catalogue, celles qu'il propose avec réserve, celles qu'il ne trouve pas. Le commercial relit une proposition complète au lieu de chercher douze fois.
Le client qui écrit pour la première fois
L'expéditeur n'est pas dans le fichier clients. L'agent le signale, rassemble ce que le message et la signature disent de l'entreprise, et transmet la demande à la bonne personne avec ce contexte.
La référence absente du catalogue
L'agent cherche chez les fournisseurs que vous utilisez déjà, indique où il a trouvé l'information et avec quel niveau de confiance. S'il ne trouve rien, il le dit. Il n'invente ni référence ni prix.
· Comment se passe la mise en place
Un poste d'abord. Les autres ensuite.
Le cadrage
Le parcours d'une demande chez vous aujourd'hui, vos outils, et les décisions qui doivent rester humaines. Gratuit, 30 minutes.
Le périmètre écrit
Les catégories de messages, les sources autorisées, les règles de validation, et un devis à prix fixe pour un premier poste.
La construction
Connexion à la boîte mail et à vos données en lecture seule, règles de classement, modèle de proposition, tests sur d'anciennes demandes.
La période en parallèle
Deux à trois semaines sans aucun envoi. On compare, on corrige, puis vous décidez de la mise en service.
Le suivi et les postes suivants
Supervision et ajustements chaque mois, sans engagement. Équiper un poste de plus coûte une fraction du premier.
· L'offre et le devis
Un prix fixe pour le premier poste, puis un forfait mensuel.
La mise en place est chiffrée une fois, par écrit, avant de commencer : un premier système se chiffre en milliers d'euros, pas en dizaines de milliers. Le suivi mensuel coûte quelques centaines d'euros, sans engagement. L'hébergement et les outils tiers sont à votre nom et payés directement par vous, sans marge.
· Pour qui
Adapté si vos demandes arrivent par écrit.
C'est pertinent si
- Vos clients vous écrivent pour demander des prix, des disponibilités ou des devis.
- La réponse demande de chercher dans un catalogue, un logiciel de gestion ou chez des fournisseurs.
- Plusieurs personnes traitent ces demandes, ou une seule qui n'a plus le temps.
Ce n'est pas adapté si
- L'essentiel de vos demandes arrive par téléphone ou en face à face.
- Vous recevez quelques demandes par mois : le temps gagné ne justifierait pas le projet.
- Vous voulez que des réponses partent sans relecture.
FAQ
Est-ce compatible avec notre logiciel de gestion ?+
Cela dépend de ce que l'éditeur permet. Le cadrage vérifie d'abord ce qui peut être lu, par quel moyen officiel, et ce qui ne peut pas l'être. On ne contourne pas un logiciel : si une donnée n'est pas accessible proprement, on vous le dit.
Et si l'agent se trompe de référence ?+
C'est pour cela qu'il affiche ses sources et son niveau de confiance, et que rien ne part sans relecture. Une proposition incertaine est signalée comme telle. Vos corrections sont conservées.
Nos commerciaux vont-ils l'accepter ?+
Le projet commence par eux : on décrit leur travail avec eux, et l'agent leur retire la recherche, pas la décision ni la relation client. La période en parallèle leur laisse le temps de juger sur pièces.
Nos données sortent-elles de l'entreprise ?+
Le système est hébergé chez vous ou sur un serveur en Europe. Les modèles d'IA utilisés et ce qui leur est transmis sont écrits dans le périmètre. Vos accès ne passent jamais par nous.
Peut-on commencer par une seule boîte mail ?+
C'est la règle : un poste d'abord. On étend ensuite, poste par poste, quand le premier donne satisfaction.
Que se passe-t-il si on arrête le suivi mensuel ?+
Le système reste chez vous, avec sa documentation. Vous pouvez le maintenir vous-mêmes ou le suspendre.
Montrez-nous une demande type. On vous dit ce qu'un agent peut en faire.
Trente minutes pour suivre le parcours d'une demande chez vous, de la boîte mail au devis. Vous repartez avec un avis écrit, y compris si la réponse est qu'il n'y a rien d'utile à construire.